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¿Cómo gestionar múltiples proyectos como periodista?

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Orden en el caos: ¿Cómo gestionar múltiples proyectos como periodista?

Gestor Proyectos

La multiactividad es una de las consecuencias lógicas (y perseguidas) al iniciar la andadura como freelance. Sí, debes acudir a muchos proyectos a la vez. Y eso, te garantizo que no es pan comido. En absoluto. Mantener activos muchos ‘frentes’ sin caer en olvidos, retrasos o problemas de organización es otro reto interesante de superar.

Para poder disfrutar de la posibilidad de participar en todos ellos, hay que poner cierto control. Y cumplir con esa tarea pasa por establecer un sistema particular de gestión personal. Con las herramientas que sean, pero sí con un orden y jerarquización. Teniendo en cuenta fechas de entrega, prioridades, tareas obligadas…

En un profesional que trabaja de manera independiente, la organización interna es la piedra de toque. Ser caótico a la hora de enfrentarse al trabajo diario puede pasar mucha factura. En esos proyectos y, en consecuencia, en la cuenta de resultados. En los ingresos.

No hay formas universales de organización. Cada uno debe encontrar la que mejor se adapta a sus necesidades y a sus flujos de trabajo. En mi caso, la fórmula se resume en tres herramientas: gestor de proyectos + gestor de notas en la nube + calendario de eventos (no tareas). Todos en la nube, para acceder desde el móvil, el portátil o cualquier dispositivo.

Para los dos últimos uso Evernote y Google Calendar. Para el primero, hay más discusión. Hoy por hoy utilizo Trello, un gestor extremadamente útil que te permite crear escritorios para cada uno de los proyectos y todas las tareas pendientes de éstos, organizadas por orden de prioridad, por materias o por periodo de ejecución (pendientes, terminadas…). Sin embargo, he probado otros y, seguramente, pruebe otros más. Hay muchas opciones.


¿Por qué un sistema para gestionar tus proyectos?

Al margen, por tanto, de marcas concretas o de herramientas específicas, hay varias razones por las que creo que un sistema propio para gestionar proyectos, de manera ordenada y, a poder ser, online, puede ser muy útil para un freelance:

Por pura organización. Tienes ‘obligaciones’ en cinco proyectos diferentes. Con sus fechas de entrega, sus entrevistas, sus gestiones… La única manera de mantener orden y concierto es plasmarlo todo en un mismo lugar. Jerarquizado y priorizado.

Por funcionamiento interno. Poder contemplar de un vistazo la carga de trabajo y las fechas que tienes por delante te permite tener una visión mucho más amplia para aceptar trabajos o para plantearte otros proyectos. Hacer previsiones y planificarse.

Por tu rendimiento. Todo atado y bien atado. Y concentrarse en una sola tarea. Sabiendo que el resto está bajo control. Eso mejorará el desempeño de todo lo que tengas entre manos. Seguro.

Por las posibilidades de colaboración con otros. Si, finalmente, estableces ese sistema o herramienta en la nube, tendrás las bases para que otro freelance colabore contigo en proyectos concretos. Es sencillo compartir el estado de los proyectos y de los trabajos que hay pendientes. Se ahorra tiempo y se gana en efectividad.


Está en juego tu futuro

Da igual si es offline, con una pizarra tradicional o con un buen bloc de notas, o en la red con todas las herramientas disponibles en la nube. No importa. Sí es fundamental tener claro que de la organización de los proyectos y de las tareas de un freelance depende buena parte del éxito de su particular ‘empresa’ unipersonal.

Una gran multinacional tendrá seguramente que cerrar si no atiende como es debido a sus clientes, si sus pedidos los entrega tarde o si la calidad de sus productos es muy mejorable por la falta de planificación y las prisas. ¿Crees que a un freelance le sucedería algo distinto?

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