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Guía para el Periodista Freelance (V): La productividad

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Guía para el Periodista Freelance (V): La productividad y gestión del tiempo, con Jeroen Sangers

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El inicio de un proyecto como periodista freelance implica autogestión. También del tiempo, que vale, más que nunca, su peso en oro. Llega por tanto el quinto capítulo de esta Guía para el Periodista Freelance para profundizar en la productividad y la organización del día a día. Ya controlamos los frentes económicos y financieros, conocemos las alternativas de modelo de negocio y contamos con las herramientas necesarias.

Y ahora, de la mano del experto en Productividad, Jeroen Sangers, del blog elcanasto.es, hablaremos del teletrabajo, la multiactividad del freelance, la gestión del correo electrónico… Comenzamos.


He decidido ser freelance y llega la eterna pregunta: ¿Desde casa o en oficina (compartida o no)?

Es algo complejo. Cada uno de esos entornos tiene sus propios problemas. En la oficina son problemas bastante conocidos: los desplazamientos, en los que pierdes mucho tiempo, y las distracciones en las instalaciones.

En casa hay otro tipo de distracciones. Básicamente las que tienen que ver con asuntos personales que puedes hacer en cualquier momento. Es difícil concentrarte cuando sabes que hay cosas pendientes que hacer en casa y tú estás trabajando. Y la situación se complica aún más cuando tienes hijos en casa.

Ambos casos se pueden solucionar con unas buenas reglas de comunicación interna. Y en los dos casos es la misma: tiene que ser muy obvio que estás trabajando y que no se te puede interrumpir.


¿Qué principios básicos relacionados con la productividad debe tener claro un periodista freelance antes de comenzar?

Tienes que tener claros cuáles son tus objetivos, algo que va mucho más allá de ‘Quiero hacer esto’. Se trata de saber básicamente a dónde quieres llegar, cómo quieres jubilarte y cómo quieres pasar el camino desde donde estás ahora hasta ese punto. Es importante tenerlo presente, porque en el día a día hay tanta información que nos llega, tantas peticiones, que nos pasamos la vida apagando fuegos.

Y luego, creo que es fundamental mantener las prioridades visibles. Tenerlas presentes cada día, hacer algo todas las jornadas para avanzar en esos objetivos.


Tienes que tener claros cuáles son tus objetivos, algo que va mucho más allá del ‘Quiero hacer esto’… Se trata de saber básicamente a dónde quieres llegar


Un freelance suele tener varios proyectos entre manos… ¿Cómo abordar esa multiactividad?

Cuando eres freelance y trabajas por tu cuenta eres una empresa en sí. Eres el departamento de producción, de marketing, la dirección… Hay que hacerlo todo.

Por eso, primero y fundamental, hay que tener muy claro exactamente cuáles son tus responsabilidades. Debes hacer un inventario de cuáles son tus trabajos. Ahí hay que incluir los temas administrativos, de contabilidad y de marketing y, por otro lado, todos esos proyectos. Si no tienes ese inventario, no podrás evaluar los resultados.

Después, debes asegurarte que en tu lista de tareas pendientes tienes una cosa por hacer para cada proyecto. Hay que tener muy claro que aunque un proyecto está conformado por varias tareas, hay un orden. Y en esa lista de tareas apunto sólo la primera. No quiero ver los otros nueve pasos que no podré hacer.

Y, por último, muy importante: de vez en cuando (yo lo hago una vez por semana), toma tiempo para reflexionar sobre cómo vas con todo. El día a día es muy caótico pero es bueno revisar tus responsabilidades por un lado y los proyectos por otro y medir los resultados.

Eso sí, no debe ser algo fijo. No tienes por qué dedicar 30 minutos al marketing, una hora de administración, dos horas a este cliente… No funciona así. Estamos acostumbrados a tener ocho horas para trabajo y ocho para tiempo libre. Y es un esquema completamente artificial. Dentro de esas ocho horas, tienes mucha flexibilidad. Y hay que aprender a gestionarla.



Las redes sociales son una herramienta de trabajo esencial para el freelance pero, también, un riesgo para la productividad. ¿De qué manera gestionarlas para evitar problemas en el rendimiento?

Veo las redes sociales como elemento de networking, una noche fuera con mis amigos o un cóctel party, todo en uno. Es importante estar ahí, pero si estás todo el día en estas fiestas, tienes un problema.

Yo cuando entro a Twitter, hago lo mismo que cuando entro en un bar con mis amigos. Primero, escucho de qué va la conversación y después participo en ella. No voy a leer todo lo que ha pasado en el último día, porque es demasiado. Y no tengo las redes sociales todo el día abiertas.

Hay que tener muy claro: las redes son una manera de comunicarse y te permite mantener relación con montón de gente, pero con muy poca profundidad.



Y el correo electrónico es otra herramienta básica. ¿Qué hacer para no malgastar toda la jornada sólo delante del email?

Ocurre lo mismo que con las redes sociales. Es otro medio de comunciación. Y sólo eso. Pero tiene una trampa porque sigue un poco la analogía de las versiones anteriores del correo tradicional. Pero éste necesitaba más tiempo. Escribir una carta requiere más esfuerzo. Y ahora enviar un correo electrónico no cuesta nada.

Con el email ocurre algo: nos vemos obligados a contestar. “Si es un correo electrónico es importante”, pensamos. Y no lo es tanto.

Y después, el correo es parte de mi trabajo pero tiene un lugar muy especial. Es parte de mi sistema, pero no me pertenece. No controlo lo que hay ahí, ni en qué hora, ni la prioridad. Si yo utilizo la bandeja de entrada como guía de lo que tengo que hacer, estoy siguiendo por definición las prioridades de las demás, no las mías. Estoy trabajando de forma reactiva. Y la solución en este caso es dejar de tener el correo electrónico abierto todo el día.

Yo lo consulto tres veces al día. Lo abro pero no voy a leer uno por uno. Voy a procesar y clasificar. Voy a tomar decisiones: con este correo qué tengo que hacer. Si es una cosa que puedo hacer rápido (como adjuntar un documento ya hecho, o dar el visto bueno o poner fecha para una reunión) lo hago en este momento. Pero gran parte de las cosas que me piden y que requieren un poco de tiempo, lo dejo planificado. En mi lista de tareas, que son las cosas que he decidido que voy a hacer en el orden que yo digo y siguiendo mis propias prioridades.


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Con el email ocurre algo: nos vemos obligados a contestar. “Si es un correo electrónico es importante”, pensamos. Y no lo es tanto.


Necesitas tres herramientas básicas: una agenda, una lista de tareas y un sistema para almacenar los archivos



¿Qué sistema de trabajo es más útil para un freelance? ¿Un gestor de tareas, un gestor de proyectos, un simple calendario?

Necesitas tres herramientas básicas. Una agenda, donde apuntes las obligaciones que tengan día y hora concreto, un deadline. Son las ‘patas’ inamovibles de la planificación. Las cosas que hay que hacer sí o sí.

Lo segundo que necesitas es una lista de tareas, o mejor una lista de acciones. Una tarea es ‘Cambio de aceite del coche’ o ‘Escribir artículo’. Una acción es: ‘Llamar al taller para pedir hora’ o ‘Buscar información para el artículo’. En lugar de tareas, hay que gestionar acciones que puedo hacer. Con una hoja de papel o con las doscientas aplicaciones que hay disponibles. No hay ningún secreto, aunque sí es necesario aclarar algo: son necesarias varias listas.

Y, por último, un sistema para almacenar los archivos y documentos.


¿Cómo abordar el teletrabajo? ¿Qué ‘reglas’ señalarías para evitar que se convierta en un problema?

Primero, la profesionalidad. Pensar que vas a trabajar. Siempre aconsejo no trabajar en pijama. Vestirse implica un cambio de chip.

Segundo, poner límites. Si trabajas desde casa, puedes hacerlo 24 horas al día. Y hay que poner esos límites. La productividad y el rendimiento no están vinculados al número de horas que dediques sino a tu nivel de atención. Si sólo nos podemos concentrar seis horas al día, trabajar más de las ocho horas habituales no tiene sentido (dos horas extra para cosas menos exigentes). Todo lo que trabajes de más, no aporta nada. Y eso en casa es muy difícil, porque existen muchas distracciones.

Por tanto, marca unos horarios, define cuándo vas a parar y mantente firme con esto. Mantén un espacio y evita alargar los días. Te gastarás y no rendirás ni producirás.


Para abordar el teletrabajo, hay que tener varias reglas: profesionalidad y poner límites



Curioso lo de las seis horas…

No es como las fábricas donde haces un trabajo mecánico y hay una relación directa entre el número de horas que está abierta y la producción. Con nuestra cabeza no funciona así, porque nos cansamos.

Yo lo tengo muy presente: tengo mis tareas clasificadas por nivel de concentración. Tareas difíciles, que quiero hacer cuando estoy fresco a partir de primera hora de la mañana. Y luego otra lista con tareas sencillas, como temas de administración, que siempre las reservo para el final del día. Son trabajos automáticos que se tienen que hacer pero que no requieren tanto esfuerzo.

Si no lo divides, por la mañana puedes empezar a trabajar tachando las cosas fáciles. Te sube el ánimo y crees que estás avanzando. Pero no es así. Llega el final del día y tienes el marrón que no querías hacer y que ahora debes afrontar pero sin ser capaz de hacerlo con tanta calidad. Acabarás cometiendo errores.


Una profesión como la de periodista, no tiene horarios de oficina tradicionales. Hay cierta anarquía. Pero, ¿cómo conseguir que el reloj no sea una trampa?

No es nada nuevo. Si volvemos 200 años atrás, ya tenían esta situación. No había horario oficial, no existían las fábricas. Y tenían una vida bastante natural. No había diferencia entre vida profesional y vida personal.

Había épocas donde tenían mucho trabajo y tenían que trabajar 14 horas al día. Pero después, no había nada que hacer. Era mucho más flexible. Y después de la Revolución Industrial, hemos desaprendido a hacer esto. Y nos cuesta mucho.

Pero hay que disfrutar de esas posibilidades. De poder hacer las compras en el supermercado en el momento en el que hay menos gente (yo las hago el martes a las 11 de la mañana), de poder tener la libertad de dedicar una hora en mitad de la jornada a un tema laboral. Hay que disfrutarlo, pero con una planificación. Si no empiezas con un plan, es un día perdido.


Olvídate de ‘truquillos’, de las herramientas e, incluso, de los métodos de productividad y busca la felicidad.



Llega ese día en el que no sale nada… ¿Qué hacer ante un ‘colapso’?

No soy escritor, pero este es un problema en los trabajos creativos. El de la hoja en blanco. Hay dos escuelas de pensamiento: quien cree que se tiene que escribir sí o sí cada día, y quien cree que hay que salir a desconectar para conseguir que después salga. Las dos tácticas me han funcionado. Es algo personal. Pero la mayoría de los escritores optan por lo primero.


Un último consejo para el periodista que piense dar el salto como freelance.

Olvídate de ‘truquillos’, de las herramientas e, incluso, de los métodos de productividad y busca la felicidad. Porque si haces una cosa que realmente te hace feliz, no necesitas ni planificación, ni gestión del tiempo. Simplemente porque no puedes dejar de hacer lo que haces. Si haces lo que te gusta y tienes motivación, ser productivo no te cuesta ni la mitad de esfuezo.

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Este es el quinto capítulo de la Guía para el Periodista Freelance. Los cuatro anteriores son estos:

– Guía para el Periodista Freelance (I): Los primeros pasos legales, con Remo

– Guía para el Periodista Freelance (II): Los complicados asuntos económicos

– Guía para el Periodista Freelance (III): El modelo de negocio, con Carlos Otto

– Guía para el Periodista Freelance (IV): Las herramientas y la formación, con Ramón Salaverría

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Imagen: gothick_matt

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