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Bendita planificación: Por qué usar gestores de proyectos cuando eres periodista freelance

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Una libreta. Una agenda. O una buena lista en Evernote. Quién no ha usado en alguna ocasión una de estas herramientas para gestionar sus tareas y trabajos pendientes.

Sin embargo, cuando el negocio de un profesional crece, la organización se complica. Los proyectos se hacen más numerosos. Las tareas se multiplican. Y es justo en ese momento en el que cabe plantearse gestionar mejor todos esos flujos de trabajo.

La mayoría de los gestores de proyectos están pensados para grandes empresas que necesita coordinar equipos numerosos. El objetivo no es otro que mantener informados a los mandos intermedios y estar al tanto de lo que queda pendiente y de las áreas que necesitan un mayor impulso.

Sin embargo, una parte importante de ellos pueden ser adoptados, de una manera u otra, por profesionales freelance utilizándolo como un gestor unipersonal. Es cierto que habrá opciones a las que no se les dará uso, como invitar a otros usuarios a un proyecto o compartir con éstos una tareas. Pero el resto estará disponible.

Antes de entrar a mostrar los dos gestores que he utilizado hasta ahora (con muy buenos resultados), veamos las ventajas que tiene una herramienta como esta y las condiciones que debe cumplir para que sea realmente productiva.

[LEER TAMBIÉN: Cómo gestionar un proyecto múltiples proyectos como periodista freelance]


Ventajas de los gestores de proyectos

Control mucho más exhaustivo de las tareas. Qué queda por hacer, cuáles son las prioridades, qué fechas de entrega se acercan… Cuando son muchos los proyectos en los que estás inmerso, mantener todo al día, sin que se escape nada sólo se conseguirá teniéndolo todo planificado y, a poder ser, por escrito.

Una visión de conjunto. Podrás decidir sobre tu carga de trabajo con mucho más conocimiento de causa. Sabrás qué proyectos absorben mucho más tiempo de ti y si, realmente, puedes aceptar más encargos en tu jornada laboral.

Concentración. Cuando tu planificación está a buen recaudo, te puedes permitir volcar todas tus energías en trabajar en una única tarea. El caos es, ante todo, una pérdida de tiempo porque no te permitirá estar al 100% en lo que verdaderamente le dará valor a tu proyecto y, por ende, a tu negocio.

Posibilidad de colaboración con otros freelance. No lo he probado aún pero estoy seguro de que llegará el momento y estar preparado con una buena herramienta con la que colaborar con otros equipos es más que interesante.


Condiciones de un buen gestor de proyectos

Después de desgranar las ventajas, hagamos un ‘check-list’ de las condiciones que ha de cumplir un buen gestor de proyectos para que sea, verdaderamente, útil y productivo para un freelance:

Movilidad. En la tablet o en el smartphone. En el portátil o en el sobremesa. Poder actualizar una tarea o consultar cómo se presenta una jornada desde todos esos dispositivos gracias a la nube ahorrará mucho tiempo. Por tanto, es fundamental que el gestor cuente con una buena aplicación o, al menos, con una buena integración con todas las pantallas.

Facilidad de uso. He visto y probado un buen puñado de herramientas. Algunas de ellas son magníficas pero enormemente complejas. La curva de aprendizaje es altísima y se necesitan muchos meses para conocerla y controlarla al 100%. Un profesional freelance no necesita la inmensa mayoría de las opciones que ofrecen otras herramientas que llevarán a lo contrario de lo que se busca: entorpecer el día a día.

Invitar a otros usuarios a tus proyectos (posibles colaboraciones futuras). Lo decía antes: puede que surjan planteamientos profesionales con otros freelance y tener un ‘arma’ de organización es importante.

Gratuidad o, al menos, bajo coste. Casi todas las aplicaciones son de pago. Sin embargo, un freelance no puede permitirse costes muy altos, máxime en un sector como el periodístico. Encontrar, por tanto, una opción asequible se convierte en prioritario.


[LEER TAMBIÉN: Por qué la productividad es importante para tu proyecto freelance]


Trello y Asana, dos grandes opciones

Y ahora vayamos a la parte más práctica. En este tiempo he podido probar a fondo dos de los gestores de proyectos y tareas más reconocidos del mercado: Trello y Asana. Ambos pueden ser adoptados perfectamente por un freelance en su flujo de trabajo. Y querría plantear aquí sus puntos fuertes y débiles por si puede ser útil para ti.

Trello, más visual

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Trello está basado en el método kanban: diversas columnas que describen el estado de la tarea: Sin planificar, Planificadas, En Espera, En Ejecución, etc. Este modo de organización puede ser muy práctico para equipos que desarrollan software o que tienen un proceso de producción largo con muchas fases.

Los dos elementos fundamentales: las tarjetas (cards) que servirán para describir las tareas y los escritorios que servirán para delimitar los proyectos. Cada una de las tarjetas irá pasando de una lista o columna a otra dependiendo de lo que se ha logrado.

Cada tarjeta podrá ser compartida por varios miembros, tiene la posibilidad de adjuntarle documentos, escribir comentarios sobre cualquier incidencia, programarla o clasificarla por etiquetas de colores.

En mi caso, la usé en un principio. Fue mi ‘estreno’ en el mundo de los gestores de proyectos. Pero, sinceramente, para mi trabajo como periodista tanta lista era innecesaria y me hacía el proceso más difícil. Tener 3 o 4 fases por tarea no tenía sentido y, además, me impedía contemplar de manera global (con todos los proyectos) lo que me esperaba en la jornada actual y en las siguientes. No era capaz de planificar correctamente todo.

Asana, más práctico

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Asana permite una gestión más clásica. Puedes establecer varios espacios de trabajo (profesional, personal…) y en ellos plasmar todos los proyectos en marcha.

En cada uno esos proyectos se incluirán las tareas pendientes y éstas se podrán describir, etiquetar (para luego poder seleccionar por prioridades, por tipos de trabajo…), completar con una lista de ‘subtareas’ o programar para una fecha concreta.

Y lo mejor de todo, cada una se puede clasificar dependiendo de su urgencia. La delimitación por defecto en inglés es: Today (Hoy), Upcoming (Próximo), Later (Después). De esta forma, puedes tener de un simple vistazo el ‘menú’ de trabajos no sólo del día actual sino de lo que queda por delante.

Llevo menos tiempo con ella, pero por ahora es la mejor opción. Por esa posibilidad para visualizar de manera global todo lo pendiente y de gestionar de manera clásica, sin compartimentos que, al menos en mi forma de trabajo, son poco eficientes.


El orden en el caos

Ambas opciones son de pago para empresas. Los usuarios individuales (freelance) podrán aprovechar de manera gratuita todas las opciones pero con un número limitado, pero suficiente, de espacios de trabajo y proyectos.

Puede que estas dos no sean tus herramientas preferidas, aunque te garantizo que son dos grandes alternativas. Puede que pruebes otro método que te sea mucho más efectivo. Es igual. Lo importante es encontrar la fórmula para tener toda la maquinaria a punto. Sin olvidos. Poniendo orden en el caos.

Imagen: Courtney Dirks

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